Ein Schritt Richtung Zukunft – digitales Recruiting

Kann ein Einstellungsprozess komplett digital gelingen – ganz ohne persönliches Gespräch, bei dem sich alle Beteiligten in einem Raum befinden? Lässt sich per Videokonferenz nicht nur die Qualifikation eines Kandidaten beurteilen, sondern auch, ob die „Chemie stimmt“? Diese Fragen stellte sich Astrid Pohlmann, Leiterin Employer Branding und Sourcing im Personalbereich von HDI, als die Welt mit dem Lockdown zu Beginn des Jahres stillstand. Die HDI Group reagierte schnell auf die veränderte Lage – und fand Lösungen, die bei den Bewerbern und einstellenden Fachbereichen auf überraschende Resonanz stießen.

In den letzten Monaten war es sehr interessant zu beobachten, was digital alles machbar ist. Glücklicherweise konnten die benötigten Conferencing-Tools dank des Mammut-Einsatzes unserer IT und Group Security sehr schnell zur Verfügung gestellt werden. Sowohl von Bewerbern als auch von den einstellenden Führungskräften kam am Ende – trotz anfänglicher Skepsis – durchweg positives Feedback. Wir haben nun schon etwa 200 Kandidatinnen und Kandidaten über den digitalen Prozess eingestellt.

Mit dem Shutdown Anfang März wussten wir sehr schnell: Wir müssen uns etwas einfallen lassen. Der Krisenstab rotierte, Hygienemaßnahmen, Abstandsregelungen und Teamsplitting wurden eingeführt. Da war ganz klar, dass wir die Personal-Prozesse ebenfalls anpassen müssen. Da wir bereits Vorerfahrung mit Telefon- und Videokonferenzen hatten, war es durchaus eine schnelle Option, diese Verfahren als Standard einzusetzen. Es stand fest, dass wir in dieser Situation weiter einstellen wollen, denn der Bedarf ist da: Wir brauchen nach wie vor IT-Experten. Auch Jobs wie Underwriter, Controller und Aktuare ebenso wie neue Positionen im agilen Bereich wie Scrum Master und Agile Coaches sind bei HDI gesucht und willkommen.

Vorstellungsgespräche, Assessment Center und sogar Probearbeiten finden inzwischen standardmäßig als Online-Meetings statt. Als Plan B ist die Telefonkonferenz immer eine Option. Gerade die ganztägigen Assessment Center, die vorher in Hotels stattfanden, haben sich dadurch deutlich verkürzt – von 8 auf jetzt 2 bis 3 Stunden. Schon vor Corona dachten wir: Das muss irgendwie wirtschaftlicher gehen. Wir haben versucht, zu entzerren und Online-Zugänge zum Lösen von Aufgaben getestet. Corona war die finale Bewährungsprobe. Da ist es dann richtig mit den Kandidaten umgesetzt und der gesamte Prozess gestrafft worden. Wir räumen Vorbereitungszeiten für die Tests und Kennenlern-Slots digital genauso ein wie früher vor Ort und kommen dann zu den Übungen. Dabei können wir sogar deutlich intensiver auf die einzelnen Kandidaten eingehen.

Ich finde schon, dass man auch in einer Videokonferenz beurteilen kann, ob die Chemie passt. Allein dadurch, dass wir im Gespräch unternehmensseitig mit Führungskraft und Personaler bzw. Personalerin mindestens zu zweit sind, kommen verschiedene Wahrnehmungen zusammen. Kürzlich habe ich für mein Team eine Kandidatin eingestellt, die ich jetzt erstmals in einem Workshop persönlich getroffen habe. Alles davor lief digital und telefonisch ab. Wir hatten trotzdem das Gefühl, dass wir uns schon kannten. Durch das digitale Probearbeiten und den weiteren telefonischen Austausch sowie die Vernetzung auf Social Media waren wir uns gar nicht fremd, sondern sie war schon ein Stück weit Teil des Teams!

Solange wir mit Abstandsregeln leben, werden wir diesen Weg auf jeden Fall weitergehen. Die Digitalisierung hilft uns, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schneller an Bord zu holen – die Geschwindigkeit ist ein Riesenvorteil. Und für die Kandidaten sind ein paar Stunden Auszeit im Home-Office einfacher zu organisieren als ganze Tage frei zu nehmen. Wir sind alle digitaler, mobiler und flexibler unterwegs, als wir uns das vorgestellt haben – und waren überrascht, wie positiv die Rückmeldungen von den Bewerbern und Führungskräften waren. Der digitale Weg ist jetzt erstmal für die nächste Zeit sichergestellt, und danach wird man sehen, ob es überhaupt ein Zurück in das „alte“ Format geben wird.